Identyfikacja istniejących procesów i zarządzanie procesami są jednym z najważniejszych elementów systemu zarządzania w każdej organizacji. Bez wprowadzenia właściwych metod i narzędzi zarządzania procesowego niemożliwe jest zarówno wdrożenie i rozwijanie systemu zarządzania jakością – jak i w szerszym kontekście - innych elementów systemu zarządzania. Zarządzanie procesowe umożliwia właściwe wykorzystanie zasobów istniejących w organizacji, a także pozwala na bardziej wszechstronne wykorzystanie mechanizmów planowania strategicznego.

Podstawowe założenia

Według definicji procesu zawartej w normie ISO 9001:2000 proces jest to „zestaw wzajemnie powiązanych zasobów i działań, które przekształcają stan wejściowy w stan wyjściowy”. Stąd też identyfikacja procesów obejmuje zbadanie przebiegu procesu – od wejścia aż do wyjścia,czyli wyprodukowania produktu lub usługi i przekazania jej klientowi – tak, aby klient i organizacja osiągnęli określoną wartość dodaną.

Zarządzanie procesowe obejmuje cały zestaw działań związanych z określeniem struktury procesów, ich identyfikacją i mapowaniem, ustaleniem celów i mierników dla poszczególnych procesów, właścicieli, uczestników, sposobów nadzoru i monitorowania. Niezwykle istotne jest także określenie zależności pomiędzy poszczególnymi grupami procesów czy procesami w organizacji (strategicznymi, operacyjnymi, finansowymi, wspomagającymi), tak, aby zapewnić ich integrację i wzajemne dopasowanie – dla osiągnięcia maksymalnej wartości dodanej i zadowolenia klientów – zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych.

Korzyści

Wdrożenie systemu zarządzania procesowego przynosi szereg korzyści w każdej organizacji – niezależnie od jej wielkości, rodzaju działalności czy istniejącej struktury organizacyjnej. Do najważniejszych korzyści należą takie czynniki jak:

• możliwość przełożenia ogólnych – strategicznych celów organizacji na cele dla poszczególnych procesów,

• ukierunkowanie organizacji na potrzeby i zadowolenie klienta, poprzez system mierników procesów i system ich monitorowania,

• większy stopień nadzoru nad zasobami wykorzystywanymi w organizacji; tak, aby przynosiły one wartość dodaną w całym łańcuchu wartości,

• możliwość wykorzystania informacji otrzymywanych z systemu zarządzania procesowego do podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych,

• wykorzystanie informacji zwrotnych z monitorowania procesów do doskonalenia procesów, i tym samym doskonalenia poszczególnych elementów systemu zarządzania i poprawy wyników.

Wdrożenie systemu zarządzania procesowego nie jest działaniem jednorazowym – jest to proces rozpoczynający się od identyfikacji głównych zależności w organizacji – i prowadzący do wdrożenia systemowych mechanizmów doskonalenia procesów i ich integracji z całym systemem zarządzania. Stąd też, korzyści z takiego projektu są zwykle rozłożone w czasie; natomiast już na początkowym etapie wdrożenia pojawiają się bezpośrednie korzyści dla kierownictwa i wykonawców procesów – takie jak np. skrócenie czasu realizacji procesów, zmniejszenie ilości wykorzystywanych zasobów czy zmniejszenie ilości reklamacji.

Nasze doświadczenie

Nasza organizacja od początku swojej działalności prowadziła projekty doradcze i szkoleniowe związane z zarządzaniem procesowym; zarówno w organizacjach biznesowych jak i środowisku sektora publicznego. W naszym ujęciu zarządzanie procesowe jest fundamentem każdego nowoczesnego systemu zarządzania – stąd też elementy zarządzania procesowego mogą być składnikiem także innych projektów – wdrażania systemów zarządzania jakością ISO 9001:2000 czy innych projektów rozwoju organizacyjnego – np. w zakresie Modelu Doskonałości EFQM.

Nasze umiejętności w zakresie definiowania struktury procesów oraz opisu procesów wraz z ich miernikami wynikają z wieloletnich doświadczeń z pracy z organizacjami różnych sektorów, o różnej wielkości i złożoności działania – od małych i średnich przedsiębiorstw do korporacji międzynarodowych. Ważnym elementem naszych kompetencji są unikalne na rynku doświadczenia uzyskane przez naszych konsultantów podczas pracy w urzędach administracji samorządowej i rządowej.

Nasze usługi

Nasze  usługi związane z wprowadzeniem zarządzania procesowego mogą występować samodzielnie lub wiązać się z wdrożeniem systemu zarządzania jakością wg  norm ISO 9000.

Zajmujemy się również doskonaleniem zarządzania procesowego przy pomocy zaawansowanych metod tworzenia i dekompozycji struktury procesów z użyciem narzędzi informatycznych.

Do kompleksowego doskonalenia zarządzania procesowego stosujemy Model EFQM , który jest niezwykle silnym narzędziem do powiązania struktury procesów ze strategią oraz do integracji wszystkich procesów pod kątem trwalej poprawy wyników jakie osiągają organizacje biznesowe a także administracja publiczna.

Usługi w tym zakresie obejmują także zwykle szkolenia w zakresie umiejętności posługiwania się narzędziami i instrumentami zarządzania procesami, poprawy funkcjonowania i doskonalenia procesów – w tym także narzędzia TQM , rozwiązywania problemów, zarządzania miernikami i wynikami działania, w tym wdrożenie zrównoważonej karty wyników, itp. – w zależności od potrzeb klienta, zakresu istniejących procesów i złożoności budowanego systemu.

Klientom posiadającym dojrzale systemy zarządzania procesowego oferujemy wdrożenie narzędzia PST do zaawansowanego auditu wewnętrznego kluczowych procesów.

Zakres usług i ich forma definiowane są na etapie wstępnym – analizy potrzeb klienta, stanu zaawansowania organizacji w zakresie zarządzania procesami oraz dojrzałości istniejącego systemu zarządzania. Typowy projekt wdrożeniowy dla organizacji obejmuje zestaw szkoleń dla kierownictwa i pracowników, udział naszych konsultantów w definiowaniu i wdrażaniu poszczególnych elementów zarządzania procesowego oraz doradztwo dla najwyższego kierownictwa. Szczególną uwagę zwracamy na zbudowanie mechanizmów utrzymania istniejącego systemu – tak, aby system zarządzania procesowego zawierał mechanizmy trwałego doskonalenia i poprawy wyników organizacji.