Wdrażanie Modelu Doskonałości EFQM

Koncepcję wdrożenie Modelu Doskonałości EFQM ilustruje poniższy rysunek:

Podstawowym warunkiem wdrożenia Modelu Doskonałości EFQM, tak jak ma to miejsce w przypadku innych systemów i narzędzi, jest zaangażowania najwyższego kierownictwa. W centrum projektu wdrożenia Modelu EFQM, jest jednak nie kierownictwo lecz zespół pracowników chcących czynnie uczestniczyć w procesie doskonalenia organizacji. Zespół ten staje się głównym „motorem” wdrożeniu Modelu, to on realizuje cykl doskonalenia: dokonuje samooceny, planuje działania doskonalące, a jego członkowie stają się liderami większości projektów doskonalących. Dlatego zespół EFQM należy odpowiednio przygotować oraz dostarczyć mu odpowiednich narzędzi i metod.
Poniżej przedstawiamy usługi Umbrelli obejmujące szkolenia, warsztaty i usługi doradcze w zakresie wdrażania Modelu EFQM.

Uczenie się - przygotowanie zespołu i kadry kierowniczej

Szkolenie dla kadry kierowniczej
Oprócz członków zespołu wdrążającego Model EFQM, również kierownictwo organizacji powinno zapoznać się z założeniami, celami i korzyści z wdrożenia Modelu EFQM w organizacji. Kierownictwo musi znać również przebieg projektu oraz swoją w nim rolę. Bez zaangażowania kierownictwa i odpowiedniego wsparcia z jego strony dla członków zespołu wdrożeniowego, projekt wdrożenia Modelu może nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Zależnie od wielkości organizacji organizowane jest oddzielne szkolenie dla zarządu i najwyższej kadry kierowniczej i oddzielne dla średniej kadry kierowniczej. Szkolenia te mogą mieć różny zakres zależnie od potrzeb organizacji, trwają od 0,5 do 1 dnia.

Licencjonowane szkolenie europejskich asesorów EFQM
Gwarancją najbardziej skutecznego i pełnego przygotowania zespołu do wdrażania Modelu EFQM jest licencjonowane szkolenie europejskich asesorów EFQM. Szkolenie to powinien odbyć cały zespół lub jego część (osoby pełniące rolę liderów), zależnie od potrzeb organizacji. Szkolenie składa się z dwóch części, szkolenia wstępnego oraz dwudniowych praktycznych warsztatów i opiera się przede wszystkim na ocenie studium przypadku – aplikacji fikcyjnej firmy o Europejską Nagrodę Jakości. Szkolenie to umożliwia zdobycie wiedzy i praktycznych umiejętności w zakresie metodologii oceny organizacji wg kryteriów Modelu EFQM z wykorzystaniem narzędzia oceny RADAR.
Szkolenie wstępne do samooceny
Kolejnym etapem przygotowania zespołu jest jednodniowe szkolenie wstępne do samooceny. Jego głównym celem jest zapoznanie uczestników z istotą, metodami i przebiegiem procesu samooceny. Szkolenie obejmuje również zasady zbierania danych i informacji na temat systemu zarządzania i rezultatów osiąganych przez organizację, które stanowią wkład do dokonania obiektywnej samooceny.

Cykl doskonalenia organizacji

Warsztaty samooceny
Celem samooceny jest zbadanie stopnia spełnienia wymagań Modelu EFQM przez organizację. Ocenie podlega zarówno potencjał (to jak organizacja funkcjonuje), jak i osiągane wyniki. Efektem samooceny są zidentyfikowane mocne strony organizacji, obszary do poprawy oraz ocena punktowa (w zakresie każdego kryterium Modelu oraz punktacja ogólna wskazujące pozycję organizacji na drodze do doskonałości).
Metoda samooceny najczęściej proponowana klientom przez Umbrellę, to metoda „pro-forma” polegająca na wypełnieniu oddzielnych, odpowiednio przygotowanych formularzy dla każdego podkryterium Modelu Doskonałości EFQM.

Warsztaty samooceny są poprzedzane zbieraniem danych i informacji oraz dokonaniem wstępnej samooceny przez członków zespołu w ramach mniejszych grup, którym zostały przydzielone określone kryteria Modelu. Podczas dwudniowych warsztatów odbywa się sesja konsensusowa, podczas której uczestnicy uzgadniają i formułują ostateczny zestaw mocnych stron, obszarów do poprawy oraz ocenę punktową dla każdego podkryterium Modelu.

W rezultacie warsztatów uczestnicy opanują zasady przeprowadzania samooceny w oparciu o Model EFQM, a organizacja otrzyma wiedzę o tym, co dla niej oznacza doskonałość, jak daleko znajduje się na drodze do jej osiągnięcia i na czym powinna się skupić podejmując działania usprawniające.

Warsztat planowania działań doskonalących
W pierwszej części jednodniowego warsztatu planowania działań przeprowadzana jest analiza i uporządkowanie obszarów do poprawy zidentyfikowanych podczas samooceny. Następnie dla uporządkowanych obszarów proponowane są działania doskonalące. Kolejny etap do wybór działań doskonalących, które są istotne ze względu na  strategiczne oraz bieżące cele i priorytety organizacji, a jednocześnie są możliwe do realizacji. Dla kliku działań są opracowywane karty projektów. Wybrane przez zespół działania to rekomendacja dla kierownictwa, które ostatecznie zatwierdza działania do realizacji.

Warsztaty monitorowania działań doskonalących
Seria kilku (standardowo trzech) jedno- lub półdniowych warsztatów ma na celu wsparcie liderów i zespołów realizujących projekty doskonalące. Podczas warsztatów dokonywana jest weryfikacja przebiegu projektów pod kątem realizacji założonych celów, dyskutowane są ewentualne problemy i wnioski, a w razie potrzeby dokonywane są zmiany we wstępnych założeniach projektu.