Informacje nt. europejskiego systemu nagród EFQM można znaleźć na stronie
„Przyznawanie wyróżnień EFQM”

Pomoc w opracowaniu aplikacji o wyróżnienie „Zaangażowanie w Doskonalenie”

Warunkiem uzyskania wyróżnienia „Zaangażowanie w Doskonalenie” jest przeprowadzenie samooceny, wybór i zaplanowanie działań doskonalących oraz ich wdrożenie w okresie od 6 do 9 miesięcy. Aplikacja o wyróżnienie stanowi syntetyczny zapis (12 stron) przeprowadzonej samooceny i planowania działań doskonalących, jest ona składana do Krajowej Organizacji Partnerskiej EFQM dwa razy: po zaplanowaniu działań doskonalących oraz po ich wdrożeniu.
Pomoc w opracowaniu aplikacji ogranicza się do krótkich konsultacji (ok. 1 dzień) przy pierwszym oraz przy drugim złożeniu aplikacji. Przy opracowaniu pierwszej wersji aplikacji konieczne jest zapisanie syntetycznych wyników samooceny, podanie kluczowych informacji nt. przebiegu i uzasadnienia wyboru działań doskonalących, jak również opisanie zaplanowanych działań zgodnie z formatem wymaganym przez EFQM.
Podczas drugiego spotkania konsultacyjnego (po wdrożeniu działań) zostaje dokonany przegląd przebiegu wdrożenia oraz osiągniętych celów i efektów działań doskonalących. Opis działań jest uzupełniany pod kontem spełnienia wymagań stawianych aplikantom o wyróżnienie EFQM. Tak przygotowana aplikacja stanowi podstawę oceny wdrożenia działań przez walidatora reprezentującego Krajową Organizację Partnerską EFQM.

Pomoc w opracowaniu aplikacji o wyróżnienie „Uznanie za Doskonalenie”

Na poziomie wyróżnienia „Uznanie za Doskonalenie” organizacja powinna wykazać odpowiedni poziom doskonałości swojego systemu zarządzania i swoich wyników. Możliwe jest aplikowanie o wyróżnienie na 2 sposoby: podejście klasyczne i elastyczne.
W przypadku wyboru podejścia klasycznego, organizacja opracowuje dokument aplikacyjny, o ściśle określonej strukturze, obejmującym 45 stron.
W celu opracowania takiego dokumentu, w jak najlepszym stopniu przedstawiającego osiągnięcia organizacji w świetle wymagań Modelu EFQM oraz spełniającego standardy metodologiczne EFQM, wymagany jest odpowiednio zaplanowany i ustrukturyzowany proces, dostosowany do potrzeb i specyfiki organizacji.
Na przykładowy proces opracowania aplikacji z pomocą Umbrelli składają się następujące etapy:

• warsztat dla zespołu przygotowującego aplikację (0,5 - 1 dzień)

• cykl spotkań konsultacyjnych z poszczególnymi zespołami roboczymi (3 - 9 dni)

• weryfikacja aplikacji i przekazanie ostatecznych uwag do dokumentu aplikacyjnego
  (1,5 - 2 dni).

Pomoc konsultantów Umbrelli ma między innymi na celu zapewnienie prawidłowości i spójności opisu osiągnięć organizacji w odniesieniu do poszczególnych podkryteriów Modelu oraz wyeksponowanie jej najsilniejszych stron.
Podejście elastyczne do aplikowania charakteryzuje się znacznie mniejszymi wymaganiami odnośnie dokumentu aplikacyjnego. Należy jednak wziąć pod uwagę, że kadra kierownicza i pracownicy powinni być dobrze przygotowani do wizyty w organizacji, co bez możliwości zapoznania się z obszernym dokumentem aplikacyjnym może być trudniejsze niż w przypadku podejścia klasycznego. Zakres usług Umbrelli może być w przypadku tego podejścia bardzo różny zależnie od potrzeb organizacji. Przykładowo mogą się w nim znaleźć konsultacje w zakresie opracowania dokumentacji (1 - 3 dni), jak również spotkania konsultacyjne i szkolenia dla kierownictwa i pracowników mające na celu przygotowanie do wizyty asesorów w organizacji.

Pomoc w opracowaniu aplikacji o Europejską Nagrodę Jakości
(EFQM Excellence Award - EEA)

Aplikowanie o EEA charakteryzuje się najwyższymi wymaganiami zarówno w odniesieniu do poziomu doskonałości organizacji, jak i samego procesu aplikowania. Proces ten jest prowadzony bezpośrednio przez Europejską Fundację Zarządzania Jakością, ma sztywno wyznaczone ramy czasowe i jest w całości prowadzony po angielsku. Podobnie jak w przypadku II poziomu wyróżnień EFQM, organizacja ma do wyboru 2 podejścia klasyczne i elastyczne.
Zakres pomocy Umbrelli w przypadku wyboru podejścia elastycznego jest bardzo specyficzny i całkowicie dostosowany do konkretnej organizacji (patrz aplikowanie o wyróżnienie „Uznanie za doskonalenie”).
W przypadku podejścia klasycznego, w którym wymagana jest obszerna aplikacja obejmująca 75 stron, większość prac koncentruje się właśnie na opracowaniu wysokiej jakości dokumentu aplikacyjnego.
Zakres pomocy doradczej przy opracowaniu aplikacji może obejmować:

• prace przygotowawcze,

• konsultacje i warsztaty w trakcie pisania aplikacji,

• weryfikacja aplikacji,

• tłumaczenie na język angielski i weryfikacja ostatecznej wersji aplikacji

Prace przygotowawcze mają na celu zaplanowanie i sprawną organizację całego procesu przygotowania aplikacji. Prac przygotowawcze mogą obejmować:

• sporządzenie harmonogramu działań,

• pomoc w powołaniu zespołu i redaktora aplikacji,

• rozdzielenie prac w ramach zespołów roboczych,

• zapoznanie członków zespołu z metodami pracy grupowej nad przygotowaniem aplikacji,

• szkolenia i warsztaty przygotowawcze zależnie do potrzeb.

Konsultacje i warsztaty z udziałem zespołów odpowiedzialnych za opracowanie poszczególnych kryteriów Modelu, mają na celu zapewnienie:

• efektywności zbierania i kwalifikowania danych,

• prawidłowości opisu poszczególnych kryteriów i podkryteriów,

• spójności prezentowanych danych i wzajemnych relacji poszczególnych podkryteriów i kryteriów,

• uwzględnienie wszystkich i wyeksponowanie najsilniejszych stron organizacji,

• sposobu opisu zgodnego z wymaganiami asesorów EEA,

• sprawnego rozwiązania innych problemów, które mogą wyniknąć podczas przygotowywania aplikacji.

Weryfikacja aplikacji polega na jej ocenie przez konsultantów Umbrelli pod takim kontem, pod jakim będą ją oceniać asesorzy EEA. Po weryfikacji konsultanci przedstawiają uwagi odnośnie redakcji, spójności i zawartości aplikacji. Na życzenie klienta może zostać wykonana pełna ocena aplikacji pod kierunkiem asesora EEA z dostarczeniem raportu podobnego do raportu otrzymywanego z EFQM (przedstawiającego ze szczególnym naciskiem obszary do poprawy).

Tłumaczenie aplikacji jest dokonywane przez stale współpracujących z Umbrellą tłumaczy zaznajomionych ze słownictwem stosowanym przez EFQM oraz posiadających doświadczenie w tłumaczeniu dokumentów aplikacyjnych o EEA. Po tłumaczeniu dokonywana jest weryfikacja wersji angielskiej przez konsultantów Umbrelli w celu sprawdzenia prawidłowości tłumaczenia, między innymi określeń i zagadnień związanych ze specyfiką firmy/branży. Konieczna jest również ostateczna redakcji tekstu aplikacji w celu spełnienia rygorystycznych wymagań EFQM odnośnie jej objętości.

Linki:
Europejska Fundacja Zarządzania Jakością www.efqm.org
Krajowa Organizacja Partnerska EFQM w Polsce www.efqm.pl